Dobry e-mail po angielsku nie musi być długi ani pełen trudnych słów. Ma być jasny, uprzejmy i dopasowany do odbiorcy. Poniżej znajdziesz strukturę wiadomości, gotowe zwroty i przykłady, które możesz od razu wykorzystać.
Formalny czy nieformalny? Zacznij od odbiorcy
- Formalny e-mail – do osoby, której nie znasz, klienta, urzędu, rekrutera albo przełożonego w bardziej oficjalnej sytuacji.
- Neutralny / półformalny – do współpracowników i stałych klientów. W pracy to najczęstszy styl.
- Nieformalny – do znajomych i bliskich kolegów z zespołu.
Gdy nie masz pewności, wybierz styl neutralny. Lepiej być trochę zbyt uprzejmym niż zbyt bezpośrednim.
Struktura e-maila po angielsku
1. Temat (subject line)
Krótki i konkretny, tak żeby odbiorca wiedział, o co chodzi:
- Meeting follow-up – next steps
- Request for the updated price list
- Question about invoice no. 245
2. Powitanie
- Dear Mr Smith, / Dear Ms Brown, – formalnie, gdy znasz nazwisko.
- Dear Sir or Madam, – formalnie, gdy nie znasz odbiorcy.
- Hi Anna, / Hello Tom, – neutralnie i nieformalnie.
- Hi all, / Hello team, – do kilku osób.
💡 Używaj tytułu z nazwiskiem (Dear Ms Kowalska) albo samego imienia (Dear Anna). Połączenie tytułu z imieniem (Dear Mr John) brzmi nienaturalnie.
3. Zdanie otwierające
- I hope you are well.
- Thank you for your email.
- I am writing to ask about…
- Following our conversation yesterday, …
4. Treść
Jeden akapit = jedna sprawa. Krótkie zdania są w porządku – w e-mailach liczy się czytelność.
5. Prośba lub kolejny krok
- Could you please send me…?
- I would appreciate it if you could…
- Please let me know if this works for you.
6. Zakończenie i podpis
- I look forward to hearing from you. – formalnie.
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
- Kind regards, / Best regards, – uniwersalne w pracy.
- Best, / Thanks, – nieformalnie.
- Yours sincerely, – formalnie, gdy zaczynasz od nazwiska (Dear Mr Smith).
- Yours faithfully, – formalnie, gdy zaczynasz od Dear Sir or Madam (styl brytyjski).
Gotowe zwroty – według sytuacji
Prośba
- Could you please send me the report by Friday?
- Would it be possible to move the deadline?
- I was wondering if you could help me with…
Załącznik
- Please find attached the updated offer.
- I have attached the presentation from today's meeting.
Przypomnienie (follow-up)
- I'm just following up on my email from Monday.
- Just a quick reminder about…
- I wanted to check if you had a chance to look at…
Spotkanie
- Would Tuesday at 10 am work for you?
- Could we reschedule our meeting to Thursday?
- Please find the agenda below.
Przeprosiny
- I apologise for the delay in replying.
- Sorry for the late reply. – nieformalnie.
- Please accept my apologies for the inconvenience.
Odmowa
- Unfortunately, we are unable to…
- I'm afraid I won't be able to join the meeting.
Najczęstsze błędy Polaków w e-mailach
| Zamiast | Napisz |
|---|---|
| I send you the file. | I'm sending you the file. / Please find attached the file. |
| I have a question to you. | I have a question for you. |
| Waiting for your answer. | I look forward to hearing from you. |
| Send me the report. | Could you please send me the report? |
| informations, advices | information, advice (rzeczowniki niepoliczalne) |
| 03/04 | 3 April (unikniesz pomyłki dnia z miesiącem) |
Więcej typowych pułapek opisuję w artykule najczęstsze błędy Polaków w angielskim.
Przykład 1: formalny e-mail po spotkaniu
Subject: Follow-up: project timeline
Dear Mr Taylor,
Thank you for the meeting yesterday. As agreed, please find attached the updated project timeline.
The main change is that the testing phase will start on 12 May instead of 5 May.
Could you please confirm by Friday whether this works for your team?
I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Anna Kowalska
Przykład 2: krótka wiadomość do współpracownika
Subject: Tomorrow's call
Hi Tom,
Just a quick reminder about tomorrow's call at 2 pm. I've added the agenda to the shared folder.
Let me know if you'd like to add anything.
Best,
Kasia
Przykład 3: przeprosiny za opóźnienie
Subject: Your question about the invoice
Dear Ms Brown,
I apologise for the delay in replying to your email.
I have checked invoice no. 245 and the amount is correct. I have attached a short breakdown of the costs.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
Best regards,
Piotr Nowak
Jak ćwiczyć pisanie e-maili?
- Zbieraj gotowe zwroty z wiadomości, które dostajesz po angielsku, i twórz z nich własną ściągę.
- Czytaj swój e-mail na głos przed wysłaniem – zdania, które brzmią dziwnie, zwykle warto uprościć.
- Ćwicz na prawdziwych sytuacjach z pracy, a nie na wymyślonych tematach.
Jeśli angielski jest Ci potrzebny w pracy, na zajęciach z Business English pracujemy nad słownictwem branżowym, spotkaniami, rozmowami z klientami i prezentacjami. Zwroty na spotkania i calle znajdziesz w artykule angielski w pracy – przydatne zwroty.
Autorka
Natalia Rutkowska
Lektorka angielskiego online, absolwentka filologii angielskiej. Od 15 lat uczy dzieci, młodzież i dorosłych; przez 6 lat mieszkała w Irlandii.
Więcej o mnieChcesz przećwiczyć to na prawdziwych zadaniach maturalnych?
Sprawdź naszą platformę z zestawami maturalnymi, wskazówkami lektorki i przykładowymi odpowiedziami. Wypróbuj za darmo!
Przejdź bezpośrednio do platformyChcesz mówić bez błędów?
Dołącz do zajęć i pracuj nad swoim angielskim z profesjonalnym lektorem.